Após declarada oficialmente uma pandemia pela OMS, as empresas estão encontrando dificuldades em buscar caminhos para sua sobrevivência e o principal, como manter os contratos em tempos de crise, aspecto fundamental no conceito de cadeia produtiva.

Diante desse cenário o foco deve estar primeiramente na saúde das pessoas e nas medidas de prevenção do coronavírus. Até mesmo porque, só controlando a contaminação, é que o isolamento irá diminuir e as atividades tenderão a normalidade possível, que será diferente da que temos hoje.

O Governo possui as responsabilidades pelo monitoramento da doença e definição de protocolos de ação, mas vale salientar, que é responsabilidade das empresas, manter as medidas de prevenção e informação, atualizadas e confiáveis, para seus colaboradores.

Tendo em vista que cumprir as obrigações de um contrato em meio à crise é um desafio multilateral e complexo. Pois, exige trabalho e esforço, agilidade e dedicação, além de mais do que nunca, visitar premissas básicas da gestão, como planejamento, organização, lideranças e controles. 

Neste artigo, vamos mostrar como um processo estruturado pode ajudar a eliminar riscos e, manter os contratos em tempo de crise.

Por que a gestão de contratos deve ser priorizada? 

No caso de uma crise econômica, causada por uma pandemia, como do novo coronavírus, toda a cadeia produtiva sofre sérias consequências.

As empresas que adotam um plano de gestão e ação para manter os contratos em situações críticas, tornam-se mais produtivas e consistentes, podendo contornar as dificuldades de forma mais objetiva, agindo assim em prol de sua própria cadeia produtiva e da preservação dos seus colaboradores, a nível de saúde e empregabilidade.

Ou seja, as empresas que fazem a gestão de contratos de forma eficaz, conseguem tomar decisões mais rápidas, evitando prejuízos a curto, médio prazo, sem perder de vista o longo prazo, pois na gestão, sabemos que vamos administrar por um longo prazo (ainda indefinido) as consequências deste período crítico.

Todavia, um modelo eficaz de gestão para os contratos vigentes, preservará negócios ou mitigará os riscos presentes e futuros nos ou seja os atuais clientes, que irão manter o negócio durante a crise e no obscuro período de recuperação das saúdes física e financeira de empresas e pessoas.

Nesse sentido, trazemos algumas recomendações para empresários, gestores e profissionais em geral sobre como atuar com responsabilidade e manter os contratos em tempos de crises, potencializadas pela abrangência desta que nos assola globalmente, mostrando fragilidades, fortalezas, ameaças e oportunidades, no primeiro, segundo e terceiro setores.

A função do gestor/administrador na sua essência, independente de sua formação, é fundamental no enfrentamento aos desafios, liderando os processos para um porto seguro, ou menos suscetível as tormentas devastadoras que vemos e as alternativas de melhorias que vislumbramos.

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Crie um Comitê de Crise

Uma demanda crítica que exige soluções criativas e corajosas,  como a que estamos vivendo hoje, terá impacto em todos os níveis da empresa, em maior ou menor grau. Assim, uma liderança, para e entre as equipes, é essencial para se alcançar bons resultados, buscando uma interdependência nos times e valorizando a comunicação, que devera permear pela organização, fluindo como um catalizador que agregará atitudes em prol dos negócios e pessoas. 

Primeiramente, todos os membros da equipe devem saber a quem se dirigir, entendendo quem será é responsável por determinada tarefa. Salienta-se a importância de treinar as pessoas envolvidas na execução do plano definido para que elas estejam prontas, quando for necessário agir.

Em se tratando da questão da Covid-19, o Comitê pode ficar encarregado de monitorar os avanços da doença e adotar as práticas recomendadas pelos órgãos de saúde competentes, alinhadas com a expertise que cada um tem no seu negócio, mitigando riscos e exercendo deveres de cidadania, aplicando a responsabilidade social da empresa em prol das pessoas e do negócio.

Ademais, para facilitar e agilizar a comunicação, pode ser criado um grupo do Comitê de Crise na ferramenta WhatsApp. O objetivo é trabalhar com agilidade responsável, divulgar e trocar informações, orientações e tomada de decisões sobre situações relacionadas ao coronavírus e a pandemia, atuando de forma preventiva e diária nos controles, monitoramento e soluções. 

Diminua as exigências internas 

Sabemos que dentro das companhias, os processos internos geralmente são burocráticos e extensos. E, se eles existem é porque são necessários, certo? Mas em momentos de crise como esse, evitar algumas exigências internas e aumentar a agilidade nos processos, fará toda a diferença para manter os contratos e atender os clientes de forma diferenciada, sem colocar em risco processos ou regras de compliance.

Este conceito situa-se na formação de uma empresa ágil e antifrágil.

Faça o uso da tecnologia

Certamente os recursos de softwares ajudam a melhorar a atenção junto aos contratos, alinhar as várias interfaces, atuar multidisciplinarmente e com a capilaridade necessária. Além de evitar o desperdício de tempo dos colaboradores com tarefas repetitivas, eles ajudam a manter os times alinhados mesmo que remotamente.

Quem diria que substituiríamos a presença física por uma presença virtual e estaríamos em vários lugares ao mesmo tempo. Para empresas de tecnologia isto pode soar antiquado, mas para empresas com forte vocação em serviços e com foco na manutenção de ativos e ou construção de plantas, o desenvolvimento de reuniões remotas se deu de forma acelerada, por necessidade e pintam um futuro interessante, baseado nestas novas utilidades.

Principalmente a longo prazo, as empresas podem aumentar o desempenho de seus contratos em toda a sua cadeia de valor, de forma sistêmica e automatizada.

E mais do que nunca, diante da atual situação de crise em que mundo vive, os contratos atuais e os futuros precisarão ser capazes de se adaptar às constantes mudanças. Ao mesmo tempo, devem informar todos os envolvidos sobre os novos direcionamentos, integrando processos e pessoas, provendo informações em tempo real, consolidando uma liderança ativa, participativa, colaborativa e tecnológica.

Atenção quanto à higienização

A limpeza e a higienização fazem parte do que podemos considerar essencial para o funcionamento de uma empresa, pois desde os sanitários, passando por ferramental e os demais utensílios ou dispositivos, podemos concluir que trabalhamos de forma mais eficaz em ambientes limpos, organizados e higienizados. 

Porém, devido ao atual cenário, a atuação rigorosa relacionada à higienização deve ser ampliada e vista com a lupa da gestão. 

Sendo assim, aumentar o rigor e a inspeção da limpeza do ambiente corporativo e determinar políticas de higiene protetivas para os colaboradores é fundamental no combate à propagação da Covid-19. 

Implemente o trabalho remoto

A tendência de mercado, que estava sendo adotada aos poucos, de repente foi a grande solução para o mundo corporativo durante a pandemia.

Contudo, o trabalho remoto está permitindo que grande parte das empresas consigam manter suas atividades, mesmo durante o isolamento social.

Mesmo sendo uma ótima alternativa, o trabalho feito remotamente ainda é inviável para alguns setores como: a indústria, o transporte e o varejo físico, como os alimentícios, por exemplo.

A verdade é que com o surgimento do coronavírus, essa nova forma de trabalho está sendo bastante valorizada e provavelmente, será ainda mais mesmo após a crise. 

Esteja aberto às negociações

O momento de incerteza, volatilidade, vulnerabilidade, complexidade e ambiguidade que vivenciamos,  é igual para todos, de uma amplitude fora de conceitos teóricos conhecidos pela sua abrangência global, sendo rapidamente necessário se adequar e buscar novos caminhos, superando desafios e barreiras. 

Ao mesmo tempo que sua empresa pode estar passando por um momento delicado, seus clientes e fornecedores provavelmente também estão.

Ou seja, ninguém estava preparado para essa situação. Por isso, é fundamental que haja flexibilidade e compreensão ao tratar possíveis cancelamentos, novos acordos de pagamentos e quebras de contrato. É um momento peculiar de muita negociação e atenção com os mais vulneráveis, valorizando cadeias produtivas e mitigando riscos de quebra-las.

Mantenha a comunicação (interna e externa) bem alinhada

Devido às drásticas mudanças, novas diretrizes e posicionamentos são tomados a todo instante. 

Sendo assim, seus stakeholders (colaboradores, clientes, fornecedores, parceiros, etc) precisam ser comunicados sobre qualquer nova informação que venha a afetá-los. 

Portanto, explore todos os canais de comunicação internos e externos que a empresa tiver disponível. Isto é, use as redes sociais, blog corporativo, e-mail, intranet, murais, telefone, jornal interno, etc.

Mantenha se informado sobre o mercado 

Fique atento as movimentações relacionadas ao seu mercado de atuação.  Porque assim, será possível identificar as áreas que serão mais afetadas, o que pode ser reprogramado, além de poder tomar atitudes imediatas que em caso de um possível agravamento da atual situação, tenham alguma ação prevista e contingenciada, de preferência alinhada com a cultura empresarial que norteia o negócio. 

Por fim, concluímos, que na maioria das vezes o que agrava a situação, é o pânico instaurado, desinformação, fake News, visão neurótica da catástrofe, quando devemos primar pela serenidade, enfrentamento maduro e o velho CHA, usando os conhecimentos, habilidades e principalmente as atitudes que o mundo empresarial e corporativo nos ensinou, alinhado com as melhores práticas e teorias de situações que mantem alguma similaridade com o que estamos vivendo.

O simples fato de ter um plano de contingência e uma estrutura organizada para as rápidas tomadas de decisão, vão ajudar a manter os contratos, consequentemente reduzir prejuízos, aplicando em boa parte os conceitos abordados neste simples artigo, que compila boas experiências e boas práticas de gestão.

Clique aqui e baixe o nosso protocolo desenvolvido para o período de pandemia e veja como estamos conduzindo esta situação.